エクセル上級者直伝!今すぐできるページ設定の基本と便利なテクニック

エクセル ページ設定 エクセル
「改ページがうまくできない」
「ブック全体で通しのページ番号をつけたい」
「必要な部分だけを印刷したい」

資料ができて、いざ印刷しようとすると印刷が思った通りにならないなんてことありませんか?
エクセルのページ設定は細かく設定できますが、その分設定内容も多いです。

ここではページ設定について、改ページや印刷範囲の指定、そしてタイトル行などの設定方法を解説しています。
ページ設定で悩むと紙と時間が無駄になります。

この記事を読んで、紙も時間も節約して効率よく作業しましょう!

1.エクセルのページ設定をしよう

資料が完成して、いよいよ印刷したらレイアウトが崩れていたり、意図しないところで改ページしていたり、エクセルのレイアウトで困ったことはありませんか?
エクセルはワードやパワーポイントと違い、1ページがどこまでの範囲か分かりづらいですよね。

エクセルでは印刷範囲を指定したり、資料作成しながら1ページの範囲を可視化して編集したりすることができます。
その他、ヘッダーやフッターの設定やタイトル行を指定することも可能です。

そのようなレイアウトに関わる設定を「ページ設定」と呼びます。

ページ設定の画面の開き方から解説しますので、ページ設定がどういうものか分からない方も順に確認して行きましょう。

1-1.ページ設定画面を表示する

エクセルのページ設定は、[ページ レイアウト]タブのページ設定から余白や印刷の向きを変更できます。
ただ今回はページ設定画面を開きましょう。

[レイアウト]タブのページ設定ラベルの横のマークをクリックすると、ページ設定画面が表示されます。

エクセル ページ設定

または印刷プレビューのメニューの一番下に「ページ設定」を開くリンクがあります。
ここからも同じページ設定画面が開けます。

エクセル ページ設定

ページ設定画面は[ページ][余白][ヘッダー/フッター][シート]のタブがあります。

エクセル ページ設定

[ページ]タブ:印刷向きの設定、拡大/縮小設定、用紙サイズ設定など
[余白]タブ:1ページの上下左右、ヘッダー/フッターの余白サイズの設定など
[ヘッダー/フッター]タブ:ヘッダー/フッターの編集設定
[シート]タブ:印刷範囲の設定、印刷タイトルの設定、印刷の際のカラーや行列番号など細かい設定、ページの方向の設定

用紙のサイズを変更したいときは[ページ]タブ、ページの上部の余白を大きくしたいときは[余白]タブ、ページ番号を右下に表示したいときは[ヘッダー/フッター]タブ、セルのエラーが印刷されたときに空白にしたいときは[シート]タブを使用します。

まずはページ設定を見て、資料に合わせて設定を変更してください。

1-2.一括でページ設定をする場合

ページ設定はシートごとにも、一括で設定することもできます。
いくつかシートがあって、そのうちの一部や全てを一括でページ設定をしたい場合、複数シートを選択してから設定を行うと可能です。

シートの複数指定は以下のように行います。

・全てのシートを選択したい場合、いずれかのシートタブを右クリックします。表示されたメニューの「すべてのシートを選択」で行えます。

エクセル ページ設定

・一部のシートを選択したい場合、ShiftキーまたはCtrlキーを押しながらシートタブを選択します。

そうしてシートを選択してから、どのシートからでもかまいませんのでページ設定を行います。
すると選択したシート全てにページ設定が適用されます。

2.印刷範囲を指定する方法

見やすい資料を作っても印刷がうまくいかないなんてことがないよう、あらかじめ印刷範囲が分かっていれば便利ですよね。
また資料の一部分だけ印刷したいこともありますよね。

次は印刷範囲の設定について解説していきます。

2-1.改ページプレビューを使おう

「改ページプレビュー」は資料作成では作業者に効率よいレイアウトを表示します。
下図のような画面で、印刷範囲が青枠で囲まれ、ページの区切りが点線で引かれています。

エクセル ページ設定

これが「改ページプレビュー」です。

改ページプレビューは[表示]タブの[改ページ プレビュー]を押すだけで、画面が上図のように変化します。

これを印刷プレビューで見ると、2ページのプレビューになります。
点線の箇所までの1ページと残りの部分が2ページです。

たとえば1ページに収めたい場合、右端まで点線をドラッグします。
すると点線は消え、印刷プレビューで見ると1ページに全て収まっています。

エクセル ページ設定

改ページプレビューの青線は実践でも点線でも移動が可能です。
移動ができない場合は、[ファイル]タブの[オプション]から「詳細設定」を選び、「フィル ハンドルおよびセルのドラッグ アンド ドロップを使用する」のチェックボックスがオンになっているか確認してください。

2-2.印刷範囲指定を使おう

一部分だけ印刷したい場合、「印刷範囲指定」を使用します。

まず印刷したい範囲を選択します。
[ページ レイアウト]タブの[印刷範囲]をクリックし、「印刷範囲の設定」を選択します。

その後、選択は解除しても問題ありません。
選択した範囲はグレーの線で囲まれます。

そして印刷プレビューで確認すると、選択した部分だけが表示されているはずです。

印刷範囲を追加することもできます。
印刷範囲を指定したように[ページ レイアウト]タブの[印刷範囲]をクリックし、「印刷範囲の追加」を選択します。

最後に印刷範囲の設定をクリアしましょう。
[ページ レイアウト]タブの[印刷範囲]をクリックし、「印刷範囲のクリア」を選択すると範囲が解除されます。

3.便利なページ設定を覚えよう

ページ設定には便利な機能がたくさんあります。
ここではページ設定でよく使う機能とページ設定のコピー方法について解説します。

ぜひ覚えて、さらにページ設定を活用してください。

3-1.タイトル行・列の指定方法

表のヘッダーや項目列などのタイトルを、ページは複数に渡るけど毎ページに挿入するなんて面倒ですし、ナンセンスです。
そんなときはページ設定の「タイトル行/タイトル列」から設定してしまいましょう。

タイトル設定は[ページ レイアウト]タブの[印刷タイトル]から設定できます。

エクセル ページ設定

ページ設定が開くと「印刷タイトル」という項目からタイトルにする行や列を設定します。

エクセル ページ設定

たとえばタイトル行を設定したい場合、テキストボックスの右端の矢印マークをクリックし、タイトルにしたい行を選択します。
複数行選択できるため、自由に選択してください。

ただし設定は行単位なので、行の途中までというような区切り方はできません。

エクセル ページ設定

選択できれば再びタイトル行設定の右側の青い矢印マークを押してページ設定に戻り、「OK」を押してください。
列も同じように設定できます。

このように設定すると、毎ページ設定してタイトルが印刷されます。
設定できたら印刷プレビューで確認しましょう。

3-2.ページ番号の設定方法

ページ番号はページ設定画面の[ヘッダー/フッター]タブから設定します。
ヘッダーでもフッターでもプルダウンからページ番号やシート名など選択できます。

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プルダウンで選択するとページの真ん中に挿入されます。
左右に寄せたい場合は、設定画面の真ん中ほどにある「ヘッダーの編集」「フッターの編集」ボタンから変更します。

たとえばフッターの右端にページ番号を印刷したい場合、まずプルダウンから好きな表示形式のページ番号を選びます。
その後「フッターの編集」ボタンを押し、中央部に入力されている文字列を全てコピーして、右側に貼りつけます。

エクセル ページ設定

最後に「OK」を押して印刷プレビューで確認しましょう。

ちなみにページ設定でページ番号を設定していると、印刷プレビューで印刷設定を「作業中のシート」にしていると作業シート内での連番が印刷されます。
「ブック全体」に変更するとブック全体の通し番号が印刷されます。

またページ設定画面の[ページ]タブにある「先頭ページ番号」を変更すると、任意の番号からの連番になります。

3-3.ページ設定をコピーする方法

他のシートや他のブックにページ設定をコピーしたい場合、「1-2.一括でページ設定をする場合」で紹介した一括でページ設定する方法が使えます。

シートを選択した後、コピー元のシートでページ設定を開き、なにもせずそのまま「OK」を押します。
すると他のシートにもコピー元と同じページ設定が適用されます。

またブックが違う場合は、コピー元のシートごとブックにコピーし、同じように一括ページ設定を行ってから、コピー元のシートを削除すればよいでしょう。

4.まとめ

資料をきれいに印刷したいなら、元から改ページプレビューを設定しておくと、編集も手間取りません。

また印刷プレビューの表示は、そのまま紙出ししたときの印刷結果にもなりますので、印刷前にプレビューをしっかり確認しましょう。

ページ設定を使いこなすことで、よりいっそうきれいな資料を作成できるようになりますよ。

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