エクセル初心者でも簡単!分かりやすい印刷範囲の設定手順と応用テクニック

エクセル 印刷範囲 エクセル
「この部分だけ印刷したいんだけど…」
「1ページになるよう印刷範囲を指定したのに、別のパソコンだと2ページになっちゃう」

印刷範囲の指定は、紙の無駄遣いをなくするため、仕事を効率的に行うために必要なテクニックです。
しかし最低限覚えているだけで、しっかりと理解できている人は意外と少ないのではないでしょうか?

ここでは印刷範囲指定の基本から応用のテクニック、困った時の対処法や便利で簡単な設定の方法について、詳しく解説します。

エクセルをもっと使いこなしたいと思っている人は絶対に読んだほうがいいですよ!

1.印刷範囲の基本的な設定方法

まずはエクセルで印刷範囲を設定する、基本的な手順を確認してみます。

(1)希望する印刷範囲のセルをドラッグで選択する
エクセル 印刷範囲

(2)「ページレイアウト」タブにある「ページ設定」の「印刷範囲」をクリックし、「印刷範囲の設定」を選択すれば完了
エクセル 印刷範囲

このようにすれば、選択した範囲を印刷範囲にすることができます。

なお、印刷範囲に指定しても用紙サイズを超える場合には印刷時に複数ページに分かれてしまいます。
範囲を指定したら念のため、印刷プレビューで収まっているかを確認しましょう。

2.印刷範囲の便利なテクニックあれこれ

次に、印刷範囲の指定に絡んで便利なテクニックを3つ、紹介します。
覚えていると便利なのでぜひ確認してみて下さい。

2-1.特定の印刷範囲を拡大して印刷する

まずは「特定の印刷範囲を拡大して印刷」する方法です。
まず、設定前の印刷プレビューはこちらです。

エクセル 印刷範囲

では設定してみましょう。

(1)前述の手順に従って印刷範囲を指定する
エクセル 印刷範囲

(2)「ページレイアウト」タブにある「ページ設定」右下の矢印をクリックする
エクセル 印刷範囲

(3)「拡大/縮小」にある倍率を上げる
エクセル 印刷範囲

(4)完了
エクセル 印刷範囲

このようにすれば指定した範囲を拡大して印刷することができます。
こちらも設定した後収まっているかを印刷プレビューで確認しましょう。

2-2.自動的に1枚に収まるように設定する

次に「自動的に1枚に収まるように設定する」方法についてです。
まず、設定前の画面はこちらです。

エクセル 印刷範囲

点線が表示されている位置からも分かる通り、一枚に収まっていません。
では自動的に1ページに収まるよう設定してみましょう。

(1)「ページレイアウト」タブにある「ページ設定」右下の矢印をクリックする
エクセル 印刷範囲

(2)「次のページ数に合わせて印刷」を選択し、初期設定のまま「横1×縦1」とする
エクセル 印刷範囲

(3)完了
エクセル 印刷範囲

このようにすれば拡大/縮小率を手動で変えなくても自動的に1枚に収まってくれます。
ただし画面上は印刷範囲を表す「点線」が消えますので注意してください。

2-3.印刷範囲の指定を解除する

最後に「印刷範囲の指定を解除」する方法です。
簡単ですが知っておかないとおけない知識なので、確認しましょう。

(1)「ページレイアウト」タブをクリックする
エクセル 印刷範囲

(2)「ページ設定」の「印刷範囲」をクリックし、「印刷範囲のクリア」を選択する
エクセル 印刷範囲

(3)完了
エクセル 印刷範囲

このようにすれば簡単に印刷範囲の設定をクリアすることができます。
「印刷プレビューでみると白紙で出るが、どの範囲が設定されているか分からない」など、困ったらまず印刷範囲をクリアしてみるとよいでしょう。

3.印刷範囲がずれる?対処法の紹介

次に、印刷範囲がずれる時の対処法について解説します。

「このプリンタで出力する時には1枚で収まるのに、別のプリンタで出力すると2枚になる」といったことはありませんか?
これは、プリンタごとに印刷範囲が微妙に違うことが原因で起こります。

ではどのように対処すればいいのでしょうか?対処法は主に2つあります。

3-1.余白を調整する

まず一つ目は「余白を調整する」です。

(1)「ページレイアウト」タブにある「余白」をクリックし、「ユーザー設定の余白」を選択する
エクセル 印刷範囲

(2)上、下、左、右の余白を減らして調整すれば完了
エクセル 印刷範囲
※ヘッダー、フッターを使用している場合には合わせて調整する

余白がある場合には、これを減らすことで1枚に収めることができます。

3-2.印刷の大きさを縮小する

次にできるのが「印刷の大きさを縮小」することです。

(1)「ページレイアウト」タブにある「ページ設定」右下の矢印をクリックする
エクセル 印刷範囲

(2)拡大/縮小率の数値を下げれば完了
エクセル 印刷範囲

余白がない場合にはこの方法で、1枚に収めましょう。

4.簡単に改ページ・印刷範囲の指定ができる!改ページプレビュー機能とは?

最後にエクセルの便利な機能「改ページプレビュー」を紹介します。
改ページプレビューは、青の太線で印刷範囲を「見える化」してくれ、ドラッグで簡単に印刷範囲も変えられます。

4-1.改ページプレビュー画面への変更の仕方

改ページプレビュー画面への変更の仕方は簡単で、「表示」タブにある「改ページプレビュー」をクリックするだけで完了です。

エクセル 印刷範囲

すると下のような画面になります。

エクセル 印刷範囲

表示された青線の上にポインタを持って行き、移動させれば簡単に印刷範囲が変えられます。

また、複数ページがある時にはそれぞれのページがどの範囲かを視覚的に分かりやすく確認できるので、おすすめです。

4-2.改ページプレビューの解除の仕方

改ページプレビューの解除の仕方も簡単です。
「表示」タブにある「標準」をクリックするだけです。

エクセル 印刷範囲

そうすれば簡単に元に戻ります。

エクセル 印刷範囲

便利ですので、ぜひ使ってみてください。

5.まとめ

以上、エクセルの印刷範囲の指定の仕方について、基本手順から便利なテクニックや印刷範囲がずれる時の対処法について解説しました。

印刷範囲に関する知識は一見地味ですが、ムダ紙を使わないスマートな仕事をするためには必ず必要なものです。
エコにもなりますし、他の人と比べても「しっかりした人」という印象が付くでしょう。

何度も読み返してしっかりと覚えてくださいね。

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