パワーポイント初心者でも簡単!基本の作り方と見やすさが格段にUPするコツ

パワーポイント 作り方 パワーポイント
「パワーポイントをどう作ったらいいか分からない」
「見やすいパワポを作るコツが知りたい!」

「パワーポイントで資料を作る」と一言で言っても、そう簡単ではありません。

特に初めての人は、どこから手を付ければいいのか、どう進めればいいのかも分からないのではないでしょうか?

ここではそんなパワポ初心者の方のために、パワポ資料を作る流れや伝わるパワポを作るコツ、見やすさをアップさせるためのポイントについて解説します。

これを読めば、分かりやすくて見やすいパワポ資料があっという間に作れるようになりますよ!

1.基本編!パワポが出来上がるまでの流れを解説

まずはパワーポイントを作るまでの流れを確認してみましょう。
パワーポイントを使って行うことは主に「プレゼンテーション」で、プレゼンテーションは次の流れで行われます。

パワーポイント 作り方

ここではこの内①~④までを解説します。

(1)相手・目的・メッセージの設定

まずは「伝える相手」と「伝える目的」を明確にします。
「だれ」に「なぜ」伝えるのか、これを決めてから資料を作れば、内容がぶれないようになります。

「なぜ」を決めることは、「最終的にこのプレゼンを行うことによってどうしたいのか?」というゴールを明確にすることができます。

また、伝える相手や目的によって「メッセージ」も変わります。
メッセージとは「どのように伝えるか?」ということで、仕様の構成や文章の書き方などが変わってきます。

始めに相手・目的・メッセージについてじっくりと考えましょう。

(2)全体の構成とストーリーを考える

次に考えるのが「全体の構成」と「ストーリー」です。
プレゼンで頻繁に行われる問題解決型を例にとってみると、大きな流れとしては、「問題提起」→「解決方法の提案」→「具体的な方法論」→「ベネフィット(得られる利便性や満足感)」→「結論」となります。

全体の構成やストーリーは、「伝える目的」に合わせて考えましょう。

(3)論理展開を考える

そして次に「論理展開」を考えます。論理展開では主に客観的事実を並べてそこから結論を導き出します。
例えば、「ビールは12月に一番売れる」、「お歳暮にはビールが選ばれやすい」という客観的事実から、「12月はビールの販促に力を入れる必要がある」という結論を導き出すことができます。

このように、聴く側が納得できるような論理展開をどうするかをここで決めます。

(4)まとめ

以上、資料を作り始めるまでの流れはこのようになります。言葉にすると難しく感じますが、実際にやってみて何度も見直すことで、よりよい準備ができるでしょう。

2.伝わるパワポを作るためのコツとは?

次にパワポ資料を作るコツについて3つ解説します。重要なポイントなので、ぜひ押さえておきましょう。

2-1.一つのスライドで伝えることは一つに

まずは「一つのスライドで伝えることは一つに」です。

例えば一つのスライドに、月別のビールの売上データとお歳暮に買われる商品ランキング、そして「12月にはビールの販促に力を入れるべき」という結論があると、聴き手も聞きづらく分かりづらいものになってしまいます。

パワーポイント 作り方

ですから「月別のビールの売上データ」と「お歳暮に買われる商品ランキング」、「12月にはビールの販促に力を入れるべきという結論」は、スライドを分けましょう。

2-2.文章を少なくして簡潔な内容にする

次に必要なのが、「文章を少なくして簡潔な内容にする」です。
2-1.でも述べたように、一つのスライドにたくさんの情報を入れてしまうと、「とても見づらく」なります。

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一つのことを説明する時に全て「言葉」で伝えようとする人がいますが、言葉よりも図や表を活用し視覚的に訴えるようにして、文章をできるだけ少なくするようにしましょう。

2-3.図を多用する

最後に「図を多用する」です。
2-2.でも述べましたが、文章ばかりだととても見づらくなります。

「見づらい」ということは「分かりづらい」ということで、結果的にプレゼンをする目的を達成できなくなってしまいます。

図は文章に比べてスッキリとした印象を与えることができ、視覚的にも分かりやすくすることができます。
極端に言うと文章は使わずに図だけで分かるようにすることを目指して資料を作ってみましょう。

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3.見た目もスタイリッシュに!見栄えのするスライドのポイント

次に「見た目をよくするスライドの作り方」についてです。
内容もさることながらパワーポイントは見た目も重要で、聴き手の理解度を大きく左右する要素です。

ここでは3つ、見やすくするためのコツを紹介します。

3-1.色を使い過ぎない

まずは「色を使い過ぎない」ことです。
そもそも色を使う目的は、「他に比べてその箇所を目立たせること」にあるので、あまり色を多用するとどこを強調したいのかが分からなくなってしまいます。

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また、スライド内に色がたくさんありすぎると感覚的に「見づらく」もなります。

ですから色は多用せずに「ここぞ」というところだけに色を使うようにしましょう。

3-2.明朝体よりゴシック体を使う

次に「明朝体よりもゴシック体を使う」ことです。
実際に比べてみると分かりますが、遠くからみた時に文字として認識しやすいのは、線が細い明朝体よりも、線が太いゴシック体です。

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ですから、明朝体ではなくゴシック体を使うようにしましょう。

3-3.縦横のラインを揃える

そして最後に「縦横のラインを揃える」ことです。
文字や図の配置において、統一感のないバラバラの配置は見る人の意欲を下げてしまいます。
また、当然見づらくもなります。

[悪い例]

パワーポイント 作り方

[良い例]

パワーポイント 作り方

ですから、文字や図の配置は縦横のラインを意識してきちっと揃えるようにしましょう。

4.まとめ

以上、パワーポイントの作り方について基本的な流れから資料を作るコツ、デザインのコツについて解説しました。

分かりやすいパワーポイントの資料を作ることができない場合には、これら3つのどれか又は全部が欠けていることが原因として考えられます。
ここで解説した内容を実際に試してみて、理解することで資料の内容や作るスピードは格段にアップしますので、ぜひ実践してみてください。

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