【記入例あり】請求書テンプレート18選(エクセル・ワード・PDF対応)-失敗しない書き方・送り方は?

請求書 テンプレート ビジネステンプレ―ト

「今すぐ請求書のテンプレートが必要」
「請求書の書き方がわからない」
「請求書を送る時の注意点は?」

請求書は、仕事を受注した側が発注元に報酬を請求するための書類です。
しかし、初めてで作り方がわからなかったり、何を記入すべきなのか悩む方も多いでしょう。

そこで、当ページではすぐに使える請求書のテンプレート(雛型)を公開しています!
全て会員登録不要・無料でダウンロードしていただけますので、自由にお使いください。

記入例や送る方法も解説していますので、失敗することなく取引先に請求書を送付するところまでサポートします!

1. 全て無料!今すぐ使える請求書テンプレート集

今すぐ使える請求書テンプレート集
請求書の作成が初めての方でも、すぐに使える請求書のテンプレートをまとめています。
ここでは、より適した請求書を作成していただけるように、

  • シンプルでオーソドックスな請求書
  • 軽減税率に対応している請求書
  • 項目が英語で表記されている請求書

の3つのテンプレートについて、それぞれタテ型とヨコ型の2パターンをご用意しました。
エクセル・ワード・PDFのファイル形式に対応したテンプレートを、全て無料でダウンロードできるのでぜひ活用してくださいね。

1-1. 基本のテンプレート(迷ったらこれ・シンプルで使いやすい)

どのようなビジネスシーンでも利用できる、オーソドックスで定番のテンプレートです。
シンプルで使いやすいため、どれを選べばいいか迷っている方はこのテンプレートをおすすめします。

基本の請求書テンプレート(ヨコ型)

基本の請求書テンプレート(タテ型)

1-2. 軽減税率対応の請求書

消費税率10%と軽減税率8%、それぞれの合計金額を計算できるように対応したテンプレートです。
請求する商品ごとに税率を区分する必要がある場合は、こちらのテンプレートを利用してください。

軽減税率対応の請求書テンプレート(ヨコ型)

軽減税率対応の請求書テンプレート(タテ型)

1-3. 英語の請求書

商品名や合計金額などの項目が、全て英語で表記されているテンプレートです。
請求書の記載内容は日本語のものと変わりませんが、英語表記で指定された場合や海外の企業へ提出する際は、こちらを利用するようにしましょう。

英語の請求書テンプレート(ヨコ型)

英語の請求書テンプレート(タテ型)

2. 請求書作成前に知っておくべき記入の基本

請求書作成前に知っておくべき記入の基本
ここからは、請求書を作成する前に知っておくべき記入の基本についてご紹介します。
ひとつずつ解説していきますので、しっかり確認しておきましょう。

2-1. 請求書に記載が必要な項目とは?

様々なテンプレートがあることからもわかる通り、請求書の書き方やレイアウトは、法律で明確に定められているわけではありません。
そのため、請求書は「取引先へ請求する内容が過不足なく記載されているもの」を作成する必要があります。

それでは、請求書にはどのような項目を記載する必要があるのでしょうか?
国税庁のホームページには、次の5つの項目を記載することが推奨されています。

  • 請求書作成者の氏名もしくは名称(法人名など)
  • 取引年月日
  • 取引内容
  • 取引金額(税込で記載)
  • 取引先の氏名もしくは名称(法人名など)

取引の相手方から交付を受ける、請求書、納品書等(注1)(注2)
請求書等への記載事項
1書類作成者の氏名又は名称 2取引年月日 3取引内容 4取引金額(税込み) 5書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

(注1) 小売業、飲食店業、写真業、旅行業等を営む事業者が交付する書類につきましては、5の記載を省略することができます。
(注2)  令和元年10月1日から令和5年9月30日までの間は、軽減税率制度実施前の請求書等の記載事項に、
1 軽減税率の対象品目である旨
2 税率ごとに合計した対価の額 の2項目を加えることとされています。
 また、この間の経過措置として交付を受けた事業者が事実に基づきこれら2項目を追加記載することも認められます。
引用元:No.6625 請求書等の記載事項や発行のしかた|国税庁

これらは最低限記載すべき項目となるため、請求書を作成する際には必ずチェックしてください。
また、トラブルを防いでスムーズにやり取りを進めるために、以下の項目も加えるのが基本となっています。

  • 振込先の口座情報
  • 消費税額
  • 支払期限

その他、個別で必要となる項目が出てきた場合には備考欄などで対応し、取引先に必要な情報が、正しく明確に伝わる請求書を作成しましょう。

このページでダウンロードできるテンプレートには、上記の項目が全て記載されているのでぜひ活用してください。

2-2. ファイル形式はどれが良い?

請求書を作成する際は、エクセル・ワード・PDFのどのファイル形式を利用しても問題ありません。
普段から使い慣れていて、管理・共有しやすいものを選ぶのがよいでしょう。

ただし、エクセルの自動計算機能は、計算や手入力のミスを防いだり、消費税率や商品単価の変更にも柔軟に対応できるため汎用性が高いです。
そのため、初めて請求書を作成する方や、請求書作成の作業効率を上げたい方は、エクセルのファイル形式を利用することをおすすめします。

そして、請求書を取引先へ送る際は、必ずPDFのファイル形式にしましょう。
これは、エクセルやワードのファイル形式では、請求書の内容を改ざんされる可能性があるためです。

また、エクセルやワードは有償のソフトであり、様々のバージョンが使われているため、取引先のパソコン環境によっては、請求書のレイアウトが崩れたり文字化けする可能性があります。

PDFのファイル形式であれば、無償のソフトでパソコン環境に依存することなく閲覧できるため、不要なトラブルを避けるためにも、作成した請求書はPDFのファイル形式で取引先に送るようにしましょう。

2-3. 請求書に印鑑は必要?

先述した通り、国税庁が推奨している記載すべき項目に印鑑はないため、請求書に印鑑は必要ありません。

しかし、会社として発行している請求書である証明としてや、偽造されるリスク回避のために印鑑を押している会社も多いです。

最近では、デジタルで請求書を作成する機会が増えてきているため、電子印鑑を利用するのもよいでしょう。

3. 失敗しない請求書の送り方

失敗しない請求書の送り方
ここからは、失敗しない請求書の送り方についてご紹介します。
郵送とメールそれぞれで送る場合のポイントと注意点を解説しているので、参考にしてください。

3-1. 郵送で送る場合

郵送で請求書を送る場合は、請求書に送付状を添付して送るのがビジネスマナーです。

送付状は、単に挨拶としての役割を果たすためではなく、同封している請求書の枚数など、請求書だけでは説明できない内容をお知らせして、双方の認識に間違いがないことを確認するために重要な書面となります。

請求書と同様に、送付状にも明確に決められたルールや形式はないため、テンプレートを活用して自由に作成して問題ありません。

送付状の作成方法については、こちらのページで詳しく解説しているので参考にしてください。

3-2. メールで送る場合

メールで請求書を送る場合は、まず取引先にメールで請求書を送っても問題ないか確認を取ります。
確認が取れたら、メールにPDFの請求書を添付して送ればOKです。

この場合、送付状のPDFを添付する必要はありません。
その代わりとして、メールの件名と本文に、送付状と同様の内容を記しておきましょう。

以下の例文を参考にしてください。

件名

10月分請求書送付のご案内(添付書類1件)【〇〇株式会社】

本文

△△株式会社 △△部
山田 一郎 様

いつもお世話になっております。
〇〇株式会社の佐藤です。

「□□□□□プロジェクト」の件について、10月分の請求書をメール添付にてご送付させて頂きます。
内容をご確認の上、請求書記載のお振込先へ期日までにお振込み頂くようお願い申し上げます。

万が一、請求書ファイルが開封できないなどの不都合がございましたら、お手数ですがご一報頂ければ幸いです。

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添付ファイル:202010_請求書.pdf
請求金額:20,000円
お振込期日:2020年11月11日
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ご不明な点がありましたら、担当の佐藤までお気軽にお問合せください。
今後ともどうぞよろしくお願いします。

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〇〇株式会社
〇〇部 佐藤
TEL:000-0000-0000
メールアドレス:example@example.com
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4. 請求書テンプレート集まとめ

請求書テンプレート集まとめ
初めて請求書を作成する方でも、簡単ですぐに使えるテンプレートをご用意しました。
エクセル・ワード・PDFのファイル形式を無料でダウンロードできるので、自分に合ったものを選んでください。

そして、取引先に内容が正しく伝わる請求書を作成・送付するために、

  • 請求書に記載すべき項目のチェック
  • 適切なファイル形式
  • 請求書の送り方

を確認することで、不要なトラブルを起こさず円滑にやり取りを進めましょう。
請求書のテンプレートを活用して、どんどん仕事を効率化してくださいね。

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